Политика в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению их безопасности, предпринимаемые индивидуальным предпринимателем Паевской Натальей Олеговной, ИНН 616710775486, ОГРНИП 314619503100013, адрес для корреспонденции: г. Ростов-на-Дону, ул. 19 линия, 13-15, email: beletage1917@yandex.ru, телефон: 8-928-155-35-10 (далее - Оператор).

1.2. Политика применяется к персональным данным, которые Оператор получает через сайт https://beletage1917.ru, формы заявки и бронирования, по телефону, электронной почте, через Telegram, MAX и Битрикс24, а также при заключении и исполнении договоров на бронирование и использование интерьерной квартиры-студии.

1.3. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и иными применимыми нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.4. Оператор обрабатывает персональные данные законно, справедливо, только для заранее определенных целей и в объеме, необходимом для достижения этих целей.

1.5. Политика должна соответствовать фактической работе Оператора. Сервисы, виды данных и операции, которые не используются, удаляются из текста до публикации; новые процессы добавляются до их запуска.

2. Основные термины

2.1. Персональные данные - любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу.

2.2. Обработка персональных данных - любое действие или совокупность действий с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

2.3. Автоматизированная обработка - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

2.4. Сайт - сайт Оператора, расположенный по адресу https://beletage1917.ru, включая его страницы, формы и подключенные к нему сервисы.

3. Категории субъектов персональных данных

Оператор может обрабатывать персональные данные:

1. посетителей Сайта;

2. лиц, направивших заявку или обратившихся за консультацией;

3. заказчиков и клиентов;

4. представителей заказчиков и контрагентов;

5. проживающих, посетителей и участников съемочной, свадебной или иной согласованной команды - только в объеме, объективно необходимом для исполнения договора, обеспечения пропускного режима и безопасности Пространства;

6. лиц, направивших претензию, запрос или обращение Оператору.

4. Цели, состав данных и правовые основания

4.1. Работа Сайта, безопасность и аналитика

Цели обработки:

1. обеспечение работы и безопасности Сайта;

2. диагностика технических ошибок и предотвращение злоупотреблений;

3. получение обезличенной статистики использования Сайта и улучшение его содержания.

Могут обрабатываться:

1. IP-адрес;

2. файлы cookie и иные технические идентификаторы;

3. сведения об устройстве, браузере и операционной системе;

4. дата и время посещения;

5. адреса просмотренных страниц, источник перехода и действия на Сайте;

6. сведения, собираемые Яндекс Метрикой.

Правовые основания:

1. согласие посетителя - для необязательных аналитических и рекламных технологий;

2. необходимость обеспечения работоспособности и безопасности Сайта - для строго необходимых технических данных.

Категории субъектов: посетители Сайта.

Способ обработки: автоматизированный.

Сроки: технические журналы безопасности хранятся 30 дней, данные аналитики - в течение срока, установленного в настройках соответствующего сервиса, но не более 1 года. Необязательная аналитика не загружается до получения предусмотренного интерфейсом выбора посетителя.

4.2. Прием обращения и предварительное согласование бронирования

Цели обработки:

1. прием и обработка заявки;

2. консультация по форматам использования Пространства;

3. проверка даты, расчет стоимости и согласование условий;

4. подготовка к заключению договора по инициативе клиента.

Могут обрабатываться:

1. имя;

2. номер телефона;

3. адрес электронной почты;

4. выбранный канал связи и идентификатор в нем;

5. желаемые дата и время;

6. выбранный формат бронирования;

7. количество проживающих и посетителей;

8. роли участников, сведения о планируемом оборудовании, декоре, животных и иных особенностях сценария;

9. содержание комментария и переписки;

10. источник обращения и UTM-метки.

Правовые основания:

1. согласие субъекта персональных данных;

2. действия по инициативе субъекта до заключения договора.

Категории субъектов: лица, направившие заявку или обратившиеся за консультацией, а также представители потенциальных заказчиков.

Способ обработки: смешанный.

Срок: до завершения работы с заявкой и не более 1 года после последнего содержательного взаимодействия, если договор не заключен и отсутствует спор.

4.3. Заключение и исполнение договора

Цели обработки:

1. идентификация заказчика и проживающих в случаях, когда это необходимо по закону или договору;

2. заключение и исполнение договора;

3. подтверждение бронирования, организация доступа и направление сервисных сообщений;

4. прием оплаты, возврат денежных средств и направление кассовых документов;

5. изменение, перенос и отмена бронирования;

6. рассмотрение претензий, урегулирование ущерба и защита законных интересов сторон.

Могут обрабатываться:

1. фамилия, имя, отчество;

2. номер телефона и адрес электронной почты;

3. дата рождения - только если она объективно необходима;

4. реквизиты документа, удостоверяющего личность, - только если они необходимы по закону или для выбранной договорной модели;

5. адрес регистрации или проживания - только если он необходим для договора;

6. сведения о бронировании, заказанных услугах, участниках и согласованном сценарии;

7. сведения о платежах, возвратах, чеках и договорных документах без хранения полных реквизитов банковской карты;

8. переписка, обращения, претензии и материалы фиксации состояния имущества;

9. сведения, необходимые для выдачи ключа, кода доступа или организации пропускного режима.

Правовые основания:

1. заключение и исполнение договора, стороной которого является субъект персональных данных, либо договора, заключаемого по его инициативе;

2. исполнение обязанностей Оператора, установленных законодательством Российской Федерации;

3. согласие субъекта - в случаях, когда оно требуется.

Оператор не запрашивает паспортные данные в первичной форме на Сайте. Такие сведения запрашиваются позднее, только при реальной необходимости и по защищенному каналу. Копии документов не создаются и не хранятся без отдельной обоснованной необходимости.

Категории субъектов: заказчики, клиенты, представители заказчиков, проживающие и иные лица, данные которых объективно необходимы для исполнения договора.

Способ обработки: смешанный.

Срок: в течение исполнения договора, затем в течение применимого срока предъявления требований, если данные необходимы для защиты прав сторон. Документы бухгалтерского, налогового и кассового учета хранятся в течение установленных законом сроков. Реквизиты документов, удостоверяющих личность, удаляются раньше, как только отпадает цель их обработки, если закон не требует дальнейшего хранения.

4.4. Сервисные сообщения

Оператор вправе направлять сообщения, необходимые для обработки заявки и исполнения договора: подтверждения, напоминания, инструкции по доступу, сообщения об оплате, переносе, отмене, возврате и ответе на обращение.

Для этого используются контактные данные и сведения о бронировании. Правовым основанием являются действия по инициативе клиента до заключения договора, заключение и исполнение договора, а также обязанности Оператора по закону.

4.5. Реклама и информационные рассылки

Цели обработки:

1. информирование об акциях, специальных предложениях, новых форматах бронирования и подарочных сертификатах;

2. направление приглашений на мероприятия и иные маркетинговые активности Оператора;

3. оценка эффективности рассылок и исключение из них лиц, отозвавших согласие.

Для этих целей могут обрабатываться:

1. имя;

2. номер телефона;

3. адрес электронной почты;

4. идентификатор в выбранном мессенджере или ином канале связи;

5. сведения о ранее запрошенных или полученных услугах в минимально необходимом объеме;

6. выбранные каналы рассылки;

7. дата, время, источник, версия текста и технический факт предоставления или отзыва согласия.

Рекламные сообщения по электронной почте, SMS и через мессенджеры направляются только при наличии отдельного предварительного маркетингового согласия.

В тексте такого согласия прямо и однозначно указываются:

1. согласие на обработку персональных данных в целях продвижения услуг путем прямых контактов;

2. предварительное согласие на получение рекламных сообщений по конкретно перечисленным каналам.

Маркетинговое согласие оформляется отдельным документом и отдельным необязательным чекбоксом от согласия на обработку заявки, договора, Политики, правил бронирования и иных документов. Чекбокс не устанавливается заранее и не влияет на возможность получить основную услугу.

Сервисные сообщения, объективно необходимые для обработки заявки и исполнения договора, не являются рекламной рассылкой и направляются на основаниях, указанных в пункте 4.4 Политики.

Отказ от рекламы не влияет на возможность направить заявку, заключить договор или получить услугу. По требованию адресата Оператор немедленно прекращает рекламную рассылку и обработку данных для этой цели.

Категории субъектов: клиенты и потенциальные клиенты, предоставившие отдельное маркетинговое согласие.

Способ обработки: смешанный.

Срок: до отзыва маркетингового согласия либо до прекращения соответствующей рассылки. После отзыва допускается хранение минимальной записи об отказе в отдельном стоп-листе только для предотвращения повторной рассылки и подтверждения исполнения требования.

4.6. Публикация фото, видео и отзывов

Оператор не публикует изображение человека, отзыв с именем или никнеймом и иные идентифицирующие материалы без отдельного законного основания.

Если материалы планируется разместить на Сайте, в социальных сетях, мессенджерах, картах или рекламных материалах, Оператор до публикации получает:

1. отдельное согласие на использование изображения гражданина;

2. отдельное согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом для распространения, если вместе с материалом распространяются имя, никнейм, отзыв, голос или иные позволяющие определить человека сведения.

Согласия должны позволять определить конкретные материалы, цели, площадки, срок и допустимые способы использования. Отказ от публикации не влияет на бронирование или стоимость основной услуги.

Категории субъектов: клиенты, гости, участники съемок и авторы отзывов, предоставившие соответствующие согласия.

Способ обработки: смешанный, включая распространение неограниченному кругу лиц только в пределах предоставленных разрешений.

Срок: указанный в соответствующем согласии либо до его прекращения или отзыва в применимой части.

4.7. Данные проживающих, посетителей и участников команды

Оператор стремится получать персональные данные непосредственно от того лица, к которому они относятся. В заявке достаточно указывать количество участников и их роли без ФИО и контактов.

Если для договора или доступа объективно необходимы ФИО либо контакты другого лица, Оператор:

1. направляет этому лицу отдельную форму или уведомление о предстоящей обработке;

2. сообщает сведения, предусмотренные частью 3 статьи 18 Федерального закона N 152-ФЗ, если не применяется законное исключение;

3. получает необходимое согласие либо использует иное применимое законное основание;

4. не использует полученные контакты для рекламы.

Заказчик не должен передавать паспортные данные, номера телефонов и иные сведения других лиц через свободный комментарий без законного основания.

Данные несовершеннолетнего запрашиваются только в минимальном объеме у его законного представителя. Для обычного посещения достаточно указать количество и возрастную группу детей без ФИО.

4.8. Фотофиксация имущества и видеонаблюдение

Фото- и видеоматериалы состояния имущества создаются только при необходимости подтвердить состояние Пространства, повреждение, нарушение или обстоятельства инцидента. По возможности съемка проводится без изображения людей, документов, экранов устройств и личных вещей.

Такие материалы не используются в рекламе, не публикуются и хранятся до завершения проверки и урегулирования ситуации, а при наличии спора - в течение срока, необходимого для защиты прав Оператора и клиента.

Настоящая редакция Политики не является основанием для постоянного видеонаблюдения или аудиозаписи внутри Пространства. До запуска камер, видеодомофона с записью или облачного архива Оператор обязан отдельно определить зоны, цели, правовое основание, сроки, получателей и меры защиты, обновить Политику и уведомление Роскомнадзора, разместить заметное уведомление. Камеры не устанавливаются в ванной, санузле, зоне сна и иных местах, где человек обоснованно ожидает повышенной приватности.

5. Специальные категории и биометрические данные

5.1. Оператор не осуществляет целенаправленную обработку специальных категорий персональных данных, включая сведения о здоровье, политических взглядах, религиозных убеждениях и судимости.

5.2. Оператор не использует изображение лица или голос для установления личности и не обрабатывает их как биометрические персональные данные.

5.3. Клиенту не следует указывать в свободном комментарии сведения, не необходимые для рассмотрения заявки.

6. Порядок и условия обработки

6.1. Обработка осуществляется автоматизированным, неавтоматизированным или смешанным способом.

6.2. Оператор может поручить обработку персональных данных лицам, которые обеспечивают работу Сайта, бронирование, связь, оплату и документооборот, в том числе:

1. российскому хостинг-провайдеру ООО «ТАЙМВЭБ.КЛАУД»;

2. сервису форм, бронирования или CRM Битрикс24 (программа для ЭВМ «1С-Битрикс24», ООО «1С-Битрикс»);

3. сервису электронной почты и уведомлений Яндекс Почта (ООО «Яндекс», ОГРН 1027700229193);

4. ООО "ЯНДЕКС", если используется Яндекс Метрика;

5. банку, платежному сервису, оператору фискальных данных и сервису кассовых чеков;

6. сервису электронного документооборота или электронной подписи;

7. государственным органам и иным лицам в случаях, предусмотренных законом.

6.3. До публикации Политики вместо общих обозначений указываются фактические наименования и реквизиты лиц, обрабатывающих данные по поручению Оператора. В поручении или договоре определяются перечень данных, операции, цели, конфиденциальность, требования безопасности, локализации, уведомления об инцидентах и удаления данных.

6.4. Доступ к персональным данным предоставляется только лицам, которым он необходим для выполнения конкретной задачи и которые обязаны сохранять конфиденциальность.

6.5. Оператор не продает персональные данные и не раскрывает их неопределенному кругу лиц без отдельного законного основания.

7. Локализация и трансграничная передача

7.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

7.2. До начала трансграничной передачи Оператор выполняет требования статьи 12 Федерального закона N 152-ФЗ, включая направление отдельного уведомления Роскомнадзору, если оно требуется.

7.3. Если трансграничная передача не оформлена, иностранные сервисы, мессенджеры, виджеты и системы аналитики не используются для приема форм, хранения клиентской базы и передачи содержания заявок.

8. Файлы cookie

8.1. Сайт может использовать файлы cookie и аналогичные технологии для работы формы и процесса бронирования, обеспечения безопасности, сохранения выбора посетителя и получения аналитики.

8.2. Строго необходимые технологии используются в объеме, без которого отдельные функции Сайта не могут работать корректно. Необязательные аналитические, функциональные и рекламные технологии включаются только после выраженного выбора посетителя. Если Сайт не умеет блокировать их до выбора, такие технологии не подключаются до внедрения соответствующего механизма.

8.3. Для аналитики используется Яндекс Метрика. Код аналитики не загружается до согласия посетителя на аналитические технологии, если выбранный режим обработки требует такого согласия.

8.4. Для оценки рекламы и ретаргетинга может использоваться Яндекс Метрика, связанная с Яндекс Директом. Она загружается только после отдельного согласия на рекламные технологии. Если Метрика используется для формирования рекламных аудиторий, она относится к рекламной категории и не запускается только на основании выбора категории обычной аналитики.

8.5. Посетитель может изменить выбор через ссылку "Настройки cookie" в нижней части Сайта либо удалить cookie в настройках браузера. Отключение строго необходимых cookie может повлиять на работу отдельных функций Сайта.

8.6. В системы аналитики и рекламы не передаются имя, телефон, email, паспортные данные, точный адрес проживания, точные даты проживания и содержание заявки. Запись полей формы и чувствительных элементов в Вебвизоре или ином сервисе записи сессий отключается.

8.7. Подробные сведения о категориях, целях, сроках, третьих лицах и управлении выбором приведены в Политике использования файлов cookie: https://beletage1917.ru/legal/cookie-policy/.

9. Сроки хранения и уничтожение

9.1. Данные по заявке, которая не привела к заключению договора, хранятся не более 1 года после последнего содержательного взаимодействия, если более длительное хранение не требуется для рассмотрения спора.

9.2. Данные, связанные с договором, бронированием, оплатой, возвратом, претензией или ущербом, хранятся в течение срока исполнения договора и, как правило, не более 3 лет после его завершения, если спор, претензия или закон не требуют большего срока. Документы бухгалтерского, налогового и кассового учета хранятся в течение сроков, установленных законом.

9.3. Данные для рекламы обрабатываются до отзыва согласия либо до прекращения соответствующей рассылки.

9.4. Технические и аналитические данные хранятся в течение срока, установленного в настройках соответствующего сервиса, но не дольше, чем это необходимо для заявленной цели.

9.5. После достижения цели, отзыва согласия или утраты законного основания данные удаляются или уничтожаются в сроки, установленные Федеральным законом N 152-ФЗ, если их дальнейшее хранение не требуется по закону или для исполнения договора. Уничтожение подтверждается актом либо записью в журнале, а для информационной системы - способом, позволяющим подтвердить прекращение обработки.

10. Права субъекта персональных данных

Субъект персональных данных вправе:

1. получить сведения об обработке своих персональных данных;

2. потребовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неточны, незаконно получены или не нужны для заявленной цели;

3. отозвать согласие на обработку персональных данных;

4. потребовать прекращения обработки в целях рекламы;

5. обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или суд.

11. Безопасность персональных данных

Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры, включая:

1. учет целей, состава данных, систем и лиц, имеющих доступ;

2. разграничение прав доступа;

3. использование сложных паролей и двухфакторной аутентификации, где она доступна;

4. установку обновлений и защиту устройств;

5. резервное копирование и контроль восстановления;

6. передачу данных по защищенным каналам;

7. запрет хранения клиентской базы в личных общедоступных таблицах и незащищенных аккаунтах;

8. регулярную проверку подключенных сервисов и удаление избыточных данных;

9. порядок реагирования на утрату, неправомерный доступ и иные инциденты.

12. Обращения субъектов

Для реализации прав и отзыва согласия можно направить обращение:

1. на email: beletage1917@yandex.ru;

2. по адресу: г. Ростов-на-Дону, ул. 19 линия, 13-15;

3. по телефону: 8-928-155-35-10.

Обращение должно позволять достоверно определить заявителя и его связь с Оператором. Оператор отвечает в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

13. Заключительные положения

13.1. Политика действует до утверждения новой редакции.

13.2. Актуальная редакция публикуется по адресу https://beletage1917.ru/legal/privacy-policy/ и доступна до отправки персональных данных.

13.3. При изменении целей, состава данных, сервисов, места хранения или способов обработки Оператор обновляет Политику, внутренние документы и сведения, ранее направленные в Роскомнадзор.